La Secretaría Municipal estará a cargo del Secretario Municipal, al que le corresponde dirigir las actividades de secretaría administrativa de la Alcaldesa y del Concejo Municipal, y del Consejo de la Sociedad Civil, desempeñarse como ministro de fé en todas las actuaciones municipales, llevar el registro municipal sobre las Juntas de Vecinos y demás Organizaciones Comunitarias.
a.- Dirigir las actividades de secretaría administrativa del alcalde y del concejo municipal y del Consejo de la Sociedad Civil, para lo cual realiza las siguientes actividades:
Preparar las citaciones para las sesiones que celebre el concejo municipal, ya sean estas ordinarias o extraordinarias.
Levantar actas de cada una de dichas sesiones, dejando constancia de los asistentes, los acuerdos adoptados y la forma en que fueron votados, las que una vez aprobadas se envían para ser publicadas en la página web de la municipalidad, manteniendo una copia de estas en la OIRS, para consulta de la ciudadanía.
Llevar los archivos de todos los antecedentes vistos en las sesiones de concejo como de los originales de las actas.
Llevar el registro de asistencia de cada uno de los concejales a las respectivas sesiones que celebre el concejo municipal.
Entregar a todos los concejales dos días antes que se celebre cada sesión ordinaria, la tabla conteniendo las materias que se tratar en formato papel y/o digital.
Remitir a todos los concejales con la debida anticipación, antes que se celebre cada sesión ordinaria, la tabla conteniendo las materias que se trataran adjuntando todos los antecedentes de respaldo a través de correos electrónicos.
Preparar después de cada sesión los certificados con los acuerdos adoptados en dicha reunión, para entregar a cada dirección o departamento que lo requiera.
Confeccionar el último día de cada mes, un documento certificando la asistencia de cada concejal a las sesiones realizadas en dicho mes, para efecto de cancelación de la dieta respectiva, dejando constancia al mismo tiempo de la asistencia a las reuniones de comisiones del concejo que hayan sido celebradas durante ese mes.
Citar a reuniones extraordinarias de comisiones del concejo, cuando sea requerido por algún presidente de comisión.
Participar solo como ministro de fe en las sesiones que realicen las distintas comisiones del concejo.
Asistir como ministro de fe y secretario municipal a las sesiones mensuales del Consejo Comunal de Seguridad Pública y levantar actas, las que son entregadas junto con la asistencia al secretario ejecutivo del Consejo de Seguridad Pública.
Preparar las citaciones para las sesiones que celebre el Concejo Comunal de la Sociedad Civil, COSOC, sean estas ordinarias, extraordinarias o de trabajo, actuando como ministro de fe y levantar las actas respectivas y enviarlas para publicarlas en la página web de la Municipalidad, llevar el registro de asistencia de los integrantes del Cosoc.
b.- Desempeñarse como ministro de fe en todas las actuaciones municipales, para ello a diario realizará las siguientes acciones:
Firmar expedientes de pago, firmar decretos alcaldicios afectos y exentos, de los Departamentos de Educación, Salud y del Área Municipal.
Firmar rendiciones correspondientes al Departamento de Educación, para la SEP, JUNJI-VTF, otros.
Firmar copias de certificados de títulos, de solicitudes de pedido, de órdenes de compra de las áreas de Salud, Educación y Municipal.
Revisión a diario de la correspondencia que ingresa por la oficina de partes de la municipalidad para sugerencia de distribución.
Participar como ministro de fe, en la constitución de asociaciones indígenas y en la constitución de comunidades indígenas, como también en constitución de Fundaciones o Asociaciones.
Integrar la junta calificadora del personal municipal.
c.- Llevar el registro municipal sobre las Juntas de Vecinos y demás Organizaciones Comunitarias
Publicar permanente su actualización en la página web de la Municipalidad.
Llevar el registro actualizado de las directivas, de las juntas de vecinos, uniones comunales y demás organizaciones comunitarias.
Recibir de cada comisión electoral el depósito de todos los antecedentes de sus elecciones respectivas, verificando la conformidad legal de todos ellos.
Emitir certificados de carácter provisorio a petición de las organizaciones comunitarias funcionales y territoriales, los que tendrán vigencia de 30 días.
Además, deberá ingresar permanentemente los antecedentes de cada una de ellas al Servicio Registro Civil e Identificación de Chile, para alimentar su base de datos para la emisión de los certificados de vigencia.
Asesorar de forma permanente a las distintas organizaciones comunitarias sobre sus estatutos y sobre las elecciones internas de su directorio.
La Oficina de ORGANIZACOIONES COMUNITARIAS tiene como funciones, entregar apoyo a las organizaciones comunitarias de la comuna, entregar información relevante a dirigentes de la comuna, mantener el catastro actualizado de todas las organizaciones existentes, asesorar en la creación de nuevas organizaciones comunitarias según ley 19.418, realizar actividades asociadas a las organizaciones comunitarias, operativos, reuniones, capacitaciones etc.
(JUNTAS DE VECINOS Y DEMAS ORGANIZACIONES COMUNITARIAS)
Elementos Iniciales:
Un Registro de Socios: donde deben inscribir a lo menos 15 socios en el caso de Organización Funcional y/o 100 socios en caso de Junta de Vecinos.
Estatutos de la Organización: Es el reglamento interno de la organización y puede descargar un Estatuto Tipo aquí👈
Un Libro de Actas: Es donde se registrarán las Reuniones
Un Libro de Caja: Es donde se registrarán los movimientos de fondos de la Organización
Un Timbre: Diseñado por la misma Organización
Lo subrayado son antecedentes obligatorios previos a Reunión Constitutiva.
Solicitud de Ministro de fé: La Organización deberá fijar fecha, hora y lugar de la Asamblea o Reunión de Constitución Legal, para lo cual, solicitará por escrito a la Municipalidad un Ministro de fé. En lo posible, coordinar el horario con el funcionario designado como Ministro de fé.
Con presencia del Ministro de fé
Se dará LECTURA A LOS ESTATUTOS, los que deberán ser aprobados por la Asamblea.
Se Elegirá un DIRECTORIO PROVISORIO, que tendrá vigencia de hasta 60 días.
Se levantará ACTA de la REUNION CONSTITUTIVA, que firmará el Ministro de FE y Directiva Provisoria.
Se confeccionará NOMINA de todos los socios presentes en la Asamblea. Mínimo 15 socios presentes en Reunión para Organización Funcional y 100 socios presentes para Junta de Vecinos.
Después de realizada la Reunión de Constitución, la Directiva Provisoria tiene un plazo de 30 días contados desde la fecha de la Reunión, para entregar lo siguiente en la Municipalidad:
ACTA DE REUNION
NOMINA DE SOCIOS PRESENTES EN LA REUNIÓN.
ESTATUTOS DE LA ORGANIZACIÓN, APROBADOS EN REUNIÓN.
CERTIFICADOS DE ANTECEDENTES de los integrantes del DIRECTORIO PROVISORIO.
Luego del depósito del Acta en la Secretaría Municipal, la Organización obtendrá su Personalidad Jurídica (Art. Nº 8 Ley 19.418)
Después de hacer el Depósito del Acta en la Municipalidad
Entre los 30 y 60 días siguientes, la Organización deberá realizar la Elección del DIRECTORIO DEFINITIVO, conforme lo indican sus Estatutos.
Informará a la Municipalidad el Directorio Definitivo, con Certificados de Antecedentes de los integrantes del Directorio Titular y Padrón Electoral (Nómina de socios participantes en la elección, con su RUT y firma)
Posterior a informar a la Municipalidad su Directorio Definitivo, la Organización podrá solicitar Certificado de Personalidad Jurídica, para los fines que estime pertinente.
¿Cómo se lleva a cabo la renovación de Directorios Organizaciones Comunitarias? Según el nuevo procedimiento de la ley 19.418 y sus modificaciones.
¿Cuántos años dura un directorio vigente? 03 Años según la ley 19.418.
¿Cuántos periodos puede ir a reelección un Dirigente? Cuantas veces quiera, siempre y cuando los socios lo lleven a votación.
¿Qué tipos de organizaciones comunitarias existen? Organizaciones de carácter territorial (Solo JJVV) y organizaciones de carácter funcional (Clubes deportivos, adulto mayor, comités, etc).
Daniel Ceballos
Oficina de Información, Reclamos y Sugerencias (OIRS).
Al funcionario de Oficina Información, Reclamos y Sugerencias, le corresponden las siguientes funciones generales:
Ingreso de correspondencia llegada al municipio desde las distintas reparticiones internas y de particulares.
Ingreso de correspondencia del municipio.
Retiro de forma diaria de la correspondencia llegada a Correos de Chile, a la casilla con que cuenta el municipio.
Despacho de toda la correspondencia municipal que se va a través de correos de Chile.
Ingreso y distribución de facturas, boletas de consumos básicos, agua, luz, teléfonos, internet, cámaras de seguridad.
Asignación de numeración, timbraje y distribución de toda la documentación que llega al municipio y que ingresa por oficina de partes, oficios, cometidos, decretos de pagos, otros.
Asignación de numeración a todos los oficios que emite la municipalidad a través de la municipalidad.
Mantener actualizado, tanto el sistema digital de ingresos y salidas, como los cuadernos y libros de registros manuales.
Sonia Opazo Astudillo
Oficina de Informática
Al funcionario a cargo de la oficina de Informática, le corresponden las siguientes funciones generales:
Mantener operativas las distintas plataformas y sistemas computacionales de la municipalidad.
Elaborar los informes de emisión de permisos de circulación requeridos mensualmente por la PDI.
Mantener operativas las estaciones de trabajo, revisar periódicamente la operatividad de todos los computadores del municipio, administrar los correos institucionales, entre otras.
Asesorar técnicamente en el área a las distintas unidades del municipio.
Capacitar al personal de la municipalidad en lo que concierne a las nuevas técnicas y procedimientos en el área de la computación.
Mantener y controlar los insumos necesarios para el funcionamiento del sistema.
Supervisar y administrar las redes de datos y telecomunicaciones.
Daniel Muñoz Saldías
Oficina de Transparencia Pasiva.
Al funcionario a cargo de la oficina de Transparencia Pasiva y Derecho de Acceso a la Información Pública, le corresponden las siguientes funciones:
Requerir a los diferentes departamentos y unidades los contenidos de las solicitudes ingresadas a través del portal de transparencia pasiva.
Subir las respuestas correspondientes al Portal de Transparencia, según se estipula en la Ley N° 20.285.
Registrar decretos alcaldicios afectos Municipales, Salud y Educación, y decretos alcaldicios exentos.
Apoyar en la organización de actividades, como en el Protocolo de Relaciones Públicas.
Evelyn Gallegos Neira
Oficina de Transparencia Activa.
Al funcionario a cargo de la oficina de Transparencia Activa y Administrador de plataforma Lobby, le corresponden las siguientes funciones:
Coordinar la labor de Transparencia Activa en la municipalidad, velando porque el proceso se cumpla en los tiempos, formas y calidad de la información requerida por la Ley N° 20.730.
Recopilar la información de las distintas unidades y agruparlas en función de las categorías que establece la Ley N° 20.730.
Entregar la información al funcionario encargado de publicarla, para ser incorporada al portal municipal, y supervisar que se publique en los plazos establecidos.
Registrar, actualizar o modificar la información de sujetos pasivos registrados.
Felipe Moncada Muñoz
Oficina de Gestión Documental.
Al funcionario a cargo de la oficina de Gestión Documental, le corresponden las siguientes funciones:
Planificación y Organización Documental
Diseñar e Implementar Políticas Documentales: Desarrollar y mantener políticas y procedimientos para la gestión de documentos en concordancia con la Ley N° 21.180 sobre Transformación Digital del Estado y la Ley N° 19.628 sobre Protección de la Vida Privada.
Clasificación y Catalogación de Documentos: Definir y mantener un sistema de clasificación y catalogación para organizar los documentos de manera eficiente.
Digitalización y Gestión de Documentos
Supervisar la Digitalización de Documentos: Asegurar que los documentos físicos sean digitalizados correctamente y almacenados en sistemas seguros.
Gestión del Ciclo de Vida Documental: Administrar el ciclo de vida de los documentos, desde su creación hasta su archivo o eliminación, siguiendo las disposiciones del Decreto N° 1086 sobre conservación y gestión de documentos.
Acceso y Seguridad de la Información
Control de Acceso: Implementar y gestionar sistemas de control de acceso a la información, garantizando que solo el personal autorizado tenga acceso a documentos sensibles.
Protección de Datos Personales: Asegurar el cumplimiento de la Ley N° 19.628 en relación con la protección de datos personales, estableciendo medidas para proteger la privacidad de la información.
Conservación y Archivo
Preservación de Documentos: Implementar técnicas de conservación preventiva y restauración para documentos físicos y digitales.
Gestión de Archivos: Asegurar que los documentos archivados estén accesibles y se mantengan en condiciones óptimas para su consulta y uso futuro.
Auditoría y Cumplimiento
Realización de Auditorías Documentales: Planificar y llevar a cabo auditorías periódicas para asegurar el cumplimiento de las políticas y procedimientos documentales.
Evaluación y Mejora Continua: Revisar y actualizar las políticas y procedimientos documentales regularmente para mejorar la eficiencia y la seguridad.
Capacitación
Capacitación del Personal: Organizar y ofrecer programas de formación para los funcionarios municipales sobre la gestión documental y la importancia de seguir las políticas establecidas.
Promoción de Buenas Prácticas: Fomentar una cultura organizacional que valore la importancia de una gestión documental adecuada.
Implementación de Tecnologías
Adopción de Herramientas Tecnológicas: Identificar y adoptar tecnologías avanzadas para la gestión documental, como sistemas de gestión documental (DMS) y soluciones de almacenamiento en la nube.
Seguridad de la Información Digital: Implementar medidas de ciberseguridad para proteger los documentos digitales contra accesos no autorizados y ciberataques.
Coordinación
Cooperación con Otros Departamentos: Colaborar con diferentes departamentos municipales para asegurar una gestión documental coherente y coordinada.
Facilitar el Acceso a la Información: Asegurar que la información documentada esté disponible y accesible para los departamentos que la necesiten, respetando las normativas de seguridad.
